Sparar tid och pengar – Ut med papper, in med mobilen!

Ett bra system är ingenting om företaget inte implementerar det på ett framgångsrikt sätt. Det har Mardahl Maskin gjort.

– Det är viktigt att poängtera att verksamheten gick runt innan vi började anvSparar tidända SmartDok. Skillnaden är i huvudsak att vi tjänar mer pengar och sparar massa tid genom användning av systemet. Vem säger väl nej till det? säger HMS-ansvarige Inge Mardahl.

– Men det förutsätter att man tar till vara på möjligheterna i systemet och går “all in”, fortsätter Inge. Man ska inte bara se på SmartDok som ett bra tidrapporteringssystem, då man får så mycket mer gratis över tid, säger Inge.

Vilka är de största fördelarna?

– Sett ifrån ett ekonomiskt perspektiv; att vi sparar mycket tid, och att vi har kontroll på datan. Vi har samlat allt på en plats.

Hur mycket tror du att ni sparar?

– Vi sparar åtminstone 1 till 2 manår genom användning av SmartDok.

– Bara licenskostnaden för SmartDok är billigare än att köpa in order- och fakturablock , säger Inge med ett leende.

Inge Mardahl är superanvändare av SmartDok och har knäckt koden för hur man sparar tid och pengar med systemet. När han ser förbättringsmöjligheter med systemet är han snabb med att tipsa SmartDok om idén.

Mardahl Maskin är en bygg- och anläggningsentreprenör baserad i norska Orkdal. Företaget är en del av moderföretaget Mardal Eiendom, som består av Mardahl Verksted, Eilertsen Transport och Mardahl Maskin.

– Vi är väldigt stolta och ödmjuka över att vi kan sysselsätta 70-100 personer. Upprätthåller vi det, så är vi jättestolta, säger Inge.

Varje krona som företaget omsatte under 2018 var innanför kommungränsen, i Orkdal kommun.

– Jag skulle vilja framhålla projektverktyget SmartDok, som har gjort det enkelt för oss att ha god kontroll under tillväxt, säger Inge.

År 2013 besökte anläggningschefen hos Mardahl Maskin anläggningsmässan i norska Lillestrøm, vilket skulle visa sig vara ett viktigt besök för företaget. Vid ett stånd stötte han på ett gäng SmartDok-anställda, som presenterade fördelarna med deras system.

– Med tanke på vårt ständigt växande behov för att administrera timmar, lön och projekt blev vi nyfikna på systemet.

Innan 2014 var manuella tim- och orderlistor en realitet för företaget. Detta innebar tidskrävande arbete för de anställda ute på projekten – och för ekonomiavdelningen.

Kan du föreställa dig att gå tillbaka till ett manuellt system med penna och papper?

– Penna och papper? Herregud, det klarar jag inte ens att tänka på. Tänk den pappershögen!

Godkännande av timmar och fakturering är tidskrävande arbete för en entreprenör. För Mardahl Maskin har denna biten blivit betydligt enklare efter övergången till ett digitalt system.

– För en av våra fasta kunder producerar vi i perioder nästan motsvarande två manår i veckan. Det innebär väldiga resurser och timmar som ska kontrolleras. Vi ska dokumentera varenda timma, var den producerats, på vilket projekt och med en beskrivning på vad som har gjorts.

Företaget är därmed beroende av goda attesteringsrutiner.

– I dag attesterar vi i snitt ett manår på en och en halv timma. Då har vi klargjort lönekörningen och skickat över fakturaunderlag till kunden. Något vi inte hade klarat utan SmartDok.

Som ett exempel på hur snabbt data kan genereras med hjälp av systemet berättar Inge om hur fort han får fram den informationen han behöver. Nedan följer ett exempel på maskintimmar:

– Innan vi började använda SmartDok var allt manuellt. Om vd:n undrade hur många timmar vi hade sålt på en specifik maskin, så var vi tvungna att börja bläddra i pärmarna. En mardröm som fort kunde ta en halv dag, bara för att leta upp datan!

– Om vi jämför det med användningen av SmartDok i dag, så kan vi som exempel ta fram data på hur mycket olika maskiner har gått de senaste åren. Detta gör vi på minuten med SmartDok.

Inge Mardahl använder inte bara SmartDok till tidrapportering och maskintimmar på projekt. Företaget registrerar även materialåtgång i HMS/KMA-modulen.

– När vi använder SmartDok som helhetslösning får vi en väldigt bra avkastning på kostnaden.

– Materialmodulen i SmartDok är verkligen fin. När vi registrerar timmar, får vi samtidigt frågan om att lägga till materialåtgång eller transport. Det är väldigt bra och viktigt för oss.

Något som även förenklar arbetet med fakturering för företaget betänkligt

– Materialmodulen är en av många anledningar till att SmartDok är värdeskapande. Då pratar vi om totalen. Vi får stenkoll över materialåtgången.

Att jobba med formulär och checklistor i HMS/KMA-modulen är oerhört nyttigt för företaget.

SmartDok-appen är skapad för att det ska vara enkelt och motiverande för användarna att registrera data.

– Appen är enkel att använda, men det som är allra finast är att vi som firma kan bestämma hur den ska sättas upp för våra användare, så att det blir så enkelt som möjligt för dem och gör mest möjlig nytta för oss.

– Det är upp till oss i ledningen att skapa en bra arbetsmiljö för våra anställda. Ger du dem goda förutsättningar för att lyckas, så kan man förvänta sig ett gott resultat.

Att Mardahl Maskin är på rätt väg råder det inget tvivel om. Företaget har duktiga anställda, bra maskinpark och effektiva system. Detta hjälper företaget att hålla kontroll över timmar, lön, HMS och maskiner.

– Vi har goda förutsättningar för att lyckas, men får aldrig bli arroganta. Vi får aldrig ta något för givet.